On parle également d'externalisation administrative ou commerciale ou de sous-traitance pour les missions de secrétariat, c'est-à-dire le fait de confier à un prestataire externe des mission qui pourraient être réalisées en interne par une secrétaire salariée. 

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Il faut donc comprendre qu'une secrétaire indépendante exerce son activité à son compte ou en portage salarial.

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Elle doit donc être immatriculée auprès d'un CFE(Centre des Formalités des Entreprises) et disposée d'un numéro de Siret qui permet de vérifier son existence légale auprès de l'administration (www.infogreffe.fr).

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Dans ce cas, elle exercera soit en entreprise individuelle (auto-entreprise, entreprise individuelle micro ou réelle, EIRL...).

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Elle peut également exercer légalement son activité au sein d'un autre structure dont elle est salariée (société de portage, coopérative d'activité et d'emploi), voir temporairement d'une couveuse d'entreprise (contrat CAPE).

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Une secrétaire indépendance est donc liée à ses clients par un contrat de prestation tripartite établit dés réception du devis signé.

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En tant que prestataire externe, une secrétaire indépendante peut prendre en charge diverses missions :

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• Frappe de documents, mise en forme, relecture & correction

• Conception d'une base de données

• Assistance administrative (suivi des dossiers) et commerciale (suivi des relations clients)

• Assistance de gestion (tableau de bord)

• La facturation et la relance de paiement

• Permanence téléphonique

• L'organisation d’événements 

• Rédaction de P.-V. CHSCT-retranscription audio

• Permanence téléphonique & gestion d'agenda pour les professions libérales

• Etc...

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Une secrétaire indépendante peut exercer à distance, le plus souvent depuis son domicile.

Dans ce cas, on parle d'une secrétaire à domicile ou plus couramment d'une télésecrétaire.

Il convient de rappeler que certaines télésecrétaire exercent également depuis un télécentre, ce qui est plus rare dans le cas d'une télésecrétaire indépendante.

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Elle peut également exercer chez ses clients : pour une mission ponctuelle, un remplacement de courte durée ou un besoin régulier de faible volume horaire (quelques heures par semaine) pour lequel il serait difficile de trouver une secrétaire salariée.

En aucun cas une secrétaire indépendante ne pourra intervenir sur une mission représentant un volume régulier et permanent avec un important volume horaire.

Dans ce cas, le contrat qui lie la secrétaire à son client risquerait de se voir requalifier en Contrat de travail à Durée Indéterminée(CDI) par l'administration et faire l'objet d'un redressement des charges sociales. On parle alors de salariat déguisé dans le cas de travaux effectués souvent pour un seul client et dans le cas de subordination permanente (horaires et méthodes de travail imposés par le client).

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L'activité des secrétaires indépendantes n'est pas réglementée et n'est pas soumise à des conditions de diplôme.

Il convient de noter que certaines activités, étant elles-mêmes réglementées, ne pourront être exécutées par une secrétaire indépendante.

C'est notamment le cas de la comptabilité dont l'exercice est régit par l’ordonnance n°45-2138 du 19 Septembre 1945 instituant l'ordre des experts comptables. 

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